Paperless Office – Das Ebook als Leitfaden zur digitalen Aktenverwaltung
In Unternehmen ist die HR ein klassischer Bestandteil des sogenannten Wasserkopfs. Diese Abteilung ist zu Null Prozent produktiv am Umsatz beteiligt und generiert jede Menge Gemeinkosten. Ursache dafür ist, dass sie sich lediglich um Angelegenheiten derer kümmern, die in der Firma den Umsatz erzielen.
Was viele nicht wissen ist, dass gerade die Personalabteilung ein riesiger Hort für Aufgaben ist, die denen einer Behörde ähneln. Es fallen unzählige Dokumente zur Verwaltung an: Urlaubsanträge, Bewerbungen, Krankmeldungen, Beförderungen, Gehaltsanpassungen, Lohnabrechnungen, Versetzungsmeldungen usw. Also Papierkram ohne Ende. All diese Dokumente müssen so abgelegt werden, dass Informationen jederzeit zugänglich sind. Je schneller und einfacher diese Vorgänge ablaufen, umso größer der Vorteil für das Unternehmen. Denn umso weniger Personal kann die anfallenden Tätigkeiten bewältigen.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass hierfür elektronische Systeme die am meisten effiziente Lösung bieten. Sie erlauben es alle Dokumente in eine digitale Ablage einzubinden und nahezu automatisch zu verwalten. Solche Systeme für ein digitales Archiv werden Dokumenten-Management-Systeme genannt, kurz DMS. In der freien Wirtschaft und in der öffentlichen Verwaltung gehören sie mittlerweile weitestgehend zum Standard. Bleibt immer nur die Frage, wie effizient die jeweilige Software arbeitet und wie clever die Leute sind, die sie nutzen.
Wenn auch Sie von den Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren möchten, dann empfehlen wir Ihnen einen Blick in dieses Buch: „Paperless-Office – Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte“ von Sven Kunzmann.
Daten zum Buch:
Autor: Sven Kunzmann
Herausgeber : Examicus; 3. Edition (5. September 2013)
Sprache: : Deutsch
Taschenbuch : 200 Seiten
ISBN-10 : 3869433752
ISBN-13 : 978-3869433752
Zum Buch-Inhalt von „Paperless-Office“
Hinter dem Oberbegriff „papierloses Büro“ steckt die Ambition mit Hilfe der Digitalisierung jegliche Art der Archivierung von relevanten Informationen ohne materielle Dokumente zu bewerkstelligen. Alle von Extern eingehenden Papiere werden zum Scannen geschickt. Intern werden die Prozesse und Workflows so umgestellt, dass überhaupt keine Dokumente mehr kursieren. Alles wird elektronisch und digital abgewickelt. Abgelegt werden diese Vorgänge anschließend als E-Akte. Ob es sich dabei nun um Sachen aus der Personalabteilung handelt oder nicht, das spielt im Grunde keine Rolle.
Allerdings hat Buchautor Kunzmann in seinem Werk die HR als Anschauungsbeispiel für ein gelungenes Dokumentenmanagement ausgesucht. Das ist legitim, so dass der Leser bei den Fallbeispielen in einer geschlossenen Welt verbleibt.
Was wir aus dem Buch gelernt haben war, dass eine Digitalisierung der Aktenverwaltung noch nicht alles ist, was das Management aus der DMS Technologie herausholen kann. Es geht nicht nur um den automatischen Zugriff auf Informationen. Viel interessanter ist, dass sich auf diesem Weg eine ERP-Software and die DMS-Lösung anbinden lässt. Dies ist zum Beispiel in der Lohnabrechnung ein Vorteil. Dass die Gehälter auf einem PDF ausgedruckt werden ist nicht der große Sprung. Richtig effizient wird das Ganze, wenn sich die Daten aus dem Dokument als verwertbare Ergänzung in der Datenbank befinden. In einer solchen Anordnung ist möglich die Gehaltsabrechnungen für hunderte von Mitarbeitern als elektronische Akten abzulegen. Zugleich lassen sich die Zahlen in eine Tabelle exportieren. Sie wird später per Import ins ERP-System integriert und bei den Zahlungsaufträgen erfasst. In diesem Fall würde die Verbuchung der Gehälter in die GuV auf Knopfdruck geschehen. Zudem würde die Bank automatisch alle Löhne in der richtigen Höhe an die richtigen Personen auszahlen. Unzählige Arbeitsstunden lassen sich einsparen.
Es gibt also jede Menge Schätze zu heben im Bereich der DMS. Man muss nur wissen wie. Dieses Buch gibt dafür erste Anregungen, aus denen Sie als Leser viel mitnehmen werden.